Όπως και κάθε άλλη ορθά δομημένη επιχείρηση, έτσι και τα ξενοδοχεία, οφείλουν να έχουν ένα σαφές οργανόγραμμα και έναν διαχωρισμό των τμημάτων στον τομέα οργάνωσης και λειτουργίας.
Σε γενικές γραμμές υπάρχει μία διαδεδομένη οργάνωση των τμημάτων και ανεξάρτητα το μέγεθος ενός ξενοδοχείου, υπάρχουν επτά βασικά τμήματα λειτουργίας.
.
Το τμήμα Διεύθυνσης μιας ξενοδοχείακής μονάδας αποτελείται συνήθως, και ανάλογα με το μέγεθος σαφώς, από τον Γενικό Διευθυντή, τον Υποδιευθυντή και γραμματεία διοίκησης. Η κύρια ευθύνη του τμήματος είναι η οργάνωση, και ο συντονισμός όλων των λειτουργιών του ξενοδοχείου, δηλαδή έχει την τελική ευθύνη και επίβλεψη όλων των υπόλοιπων τμημάτων. Τελικός στόχος είναι η επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων που έχουν τεθεί για τη λειτουργία καθώς και την ποιοτική και ποσοτική απόδοση του ξενοδοχείου, αξιοποιώντας όλους τους διαθέσιμους τεχνικούς και παραγωγικούς πόρους του ξενοδοχείου- επιχείρησης.
Το τμήμα δωματίων, ή όπως είναι ευρέως γνωστό, Room Division, αποτελεί το μεγαλύτερο τμήμα ενός ξενοδοχείου αλλά και το πιο κρίσιμο από θέμα εσόδων, σε σχέση με τα υπόλοιπα τμήματα αφού, όπως καταλαβαίνουμε, το κύριο προϊόν πώλησης των ξενοδοχείων είναι τα δωμάτια. Κύρια ευθύνη και στόχος του τμήματος είναι η παροχή ποιοτικών υπηρεσιών και η άμεση εξυπηρέτηση πελατών. Τα υπό-τμήματα που “υπάγονται” στο τμήματα δωματίων είναι τα περισσότερα λειτουργίας και γι’αυτό έχει και τη μεγαλύτερη πληθώρα προσωπικού. Στα μεγαλύτερα ξενοδοχεία, τις περισσότερες φορές, υπάρχει και η θέση του Room Division Manager, ο οποίος λόγω ευθύνης και πολλαπλών αρμοδιοτήτων είναι και ο υποδιευθυντής του ξενοδοχείου.
Στο τμήμα ή τομέα δωματίων υπάγονται τα τμήματα κρατήσεων, υποδοχής, ορόφων (housekeeping), ένστολες υπηρεσίες, τηλεφωνικό κέντρο (όπου υπάρχει), ασφάλεια και συντήρηση. Οφείλουμε να τονίσουμε πως η διαρθωση του τομέα δωματίων διαφέρει σε κάθε ξενοδοχείο ανάλογα με το μέγεθος, τη γεωγραφική θέση, καθώς και την οργανωτική του δομή.
Το τμήμα ή τομέας επισιτισμού περιλαμβάνει όλα τα τμήματα με κύρια αρμοδιότητα την παραγωγή και πώληση φαγητού και ποτού. Σαφώς αποτελεί το δεύτερο πιο κρίσιμο τμήμα ενός ξενοδοχείου λόγω του μεγέθους που έχει, τον εσόδων που προσφέρει, του κόστους που χρειάζεται να ελέγχει καθώς και της ξεχωριστής “εικόνας” που παρέχει στους πελάτες.
Όπως και ο τομέας των δωματίων, ο τομέας του επισιτισμού περιλαμβάνει πολλά “υπό-τμήματα” όπως αυτά της κουζίνας, του/των εστιατορίου/ων, του/των μπαρ/ς, αποθήκης, προμηθειών και ελέγχου, banquet – catering.
Η κύρια ευθύνη και στόχος του τμήματος, άρα και του Food and Beverage Manager, πάντα σχετιζόμενο και με το μέγεθος του ξενοδοχείου, είναι η ορθή διαχείριση των ανθρώπων, των μηχανημάτων, των προμηθειών, των μεθόδων υγιεινής και ασφάλειας, των οικονομικών πόρων – κόστους και του χρόνου έτσι ώστε να παράγεται ένα, ποιοτικό και ποσοτικό, θετικό αποτέλεσμα για το ξενοδοχείο.
Τα παραπάνω αποτελούν και το τμήμα που “φαίνεται” στα ξενοδοχεία, δηλαδή έχουν άμεση επαφή με τους πελάτες του ξενοδοχείου. Είναι η “εικόνα” προς τα έξω. Παράλληλα υπάρχουν όμως πολλά και σημαντικά τμήματα που οργανώνουν τη λειτουργία ως “αφανής ήρωες”
Οι κύριες λειτουργίες- στόχοι του τομέα είναι η πώληση δωματίων και συναφών χώρων και τμημάτων του ξενοδοχείου (ανάλογα με το μέγεθός του), η διαμόρφωση της “εικόνας” του και οι δημόσιες σχέσεις. Οι στόχοι των πωλήσεων και του μάρκετινγκ είναι αλληλένδετοι και οφείλουν να έχουν μία συνάφεια και συνοχή έτσι ώστε να δημιουργούνται έσοδα από τα προϊόντα του ξενοδοχείου.
Ο τομέας των οικονομικών συνήθως έχει δύο διαφορετικά “υπό-τμήματα” αυτού του οικονομικού ελέγχου και του λογιστηρίου. Κύριες ευθύνες είναι η κατάρτιση προϋπολογισμού, η παρακολούθηση εσόδων και εξόδων έτσι ώστε να συμπλέουν με τον προϋπολογισμό, η σωστή λογιστική λειτουργία εναρμονισμένη με τους κανόνες καθώς επίσης και δραστηριότητες όπως η μισθοδοσία, τις εισπράξεις, την πληρωμή οφειλών, τις συνεργασίες με τράπεζες και τον έλεγχο όλων των οικονομικών στοιχείων και δεικτών.
Το τμήμα της συντήρησης έχει στόχο και μεγάλη ευθύνη για τη διατήρηση της καλής εσωτερικής και εξωτερικής λειτουργίας και εμφάνισης της επιχείρησης. Βέβαια, η κύρια λειτουργική ευθύνη του μηχανολογικού εξοπλισμού και των τεχνικών εργασίων. Το τμήμα συντήρησης πρέπει και έχει άμεση συνεργασία με διάφορα τμήματα όπως της υποδοχής, ορόφων, επισιτιστικά, ασφάλειας και είναι πολύ σημαντική η ορθή επικοινωνία μεταξύ τους. Το τμήμα ασφάλειας του ξενοδοχείου έχει ευθύνη για την επιτήρηση της περιουσίας του ξενοδοχείου, τη διασφάλιση πελατών, επισκεπτών και προσωπικού του ξενοδοχείου, κυρίως για τη σωματική τους ακεραιότητα. Συνήθως, ανάλογα με το μέγεθος και τη πολιτική του ξενοδοχείου, η ασφάλεια ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες.
Ένα τμήμα – τομέας, ο πιο σημαντικός για εμάς, αφού έχει ευθύνη και κύριες αρμοδιότητες για τους ανθρώπους που δουλεύουν στο ξενοδοχείο και ξενοδοχείο χωρίς ευχαριστημένους ανθρώπους να δουλεύουν δεν είναι επιτυχημένο. Οι κύριοι στόχοι του τμήματος είναι η εύρεση και στελέχωση προσωπικού, η εκπαίδευση και η αξιολόγηση, ο σχεδιασμός και η επίβλεψη της ομαλής συνεργασίας προϊσταμένων και υφισταμένων καθώς και όλα τα συναφή λογιστικά όπως είναι η μισθοδοσία, τα ωράρια κτλ. Ανάλογα με το μέγεθος και τη πολιτική της επιχείρησης το συγκεκριμένο τμήμα είτε έχει ξεχωριστή υπόσταση είτε υπάγεται στο λογιστήριο.
Από εκεί και πέρα, υπάρχουν και κάποια άλλα τμήματα, ανάλογα βέβαια το είδος του καταλύματος, τη διοίκηση και τη πολιτική του. Μερικά από αυτά είναι το τμήμα ευξίας – σπα, animation και μαγαζιά πώλησης προϊόντων (κοσμηματοπωλείο, μίνι μάρκετ, ρούχα – παπούτσια).
Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της Touristhings.gr.
Παρακολούθησε σήμερα τα εξ αποστάσεως σεμινάρια της Hoteltraining μόνο 49 ευρώ με πιστοποιητικό παρακολούθησης
Η απάντηση στα βιογραφικά που αποστέλλουν οι υποψήφιοι εργαζόμενοι θα πρέπει να αποτελεί μια κρίσιμη πρακτική για κάθε ξενοδοχείο. Δεν αφορά μόνο την ενίσχυση της επαγγελματικής εικόνας της εταιρείας, αλλά και τη διαμόρφωση υγιών σχέσεων με τον ευρύτερο επαγγελματικό κόσμο.
Συχνά τίθεται το ερώτημα: «Είναι σωστό να φύγω από τη ξενοδοχείο που εργάζομαι μου μετά από 1 ή 2 χρόνια, ή ακόμα και μετά από 8 χρόνια;» Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα δεν είναι απλή, αλλά το να αφήσετε
Το σύστημα FIFO, που σημαίνει “First In, First Out” (Πρώτο Μέσα, Πρώτο Έξω), είναι μια μέθοδος διαχείρισης αποθεμάτων που χρησιμοποιείται ευρέως σε πολλούς κλάδους, συμπεριλαμβανομένου του ξενοδοχειακού τομέα, ειδικά στα επισιτιστικά τμήματα. Η βασική αρχή του FIFO είναι ότι τα
